Quando le parole lasciano spazio: la vaghezza nella comunicazione organizzativa

Quante volte una policy promette attenzione, ascolto o supporto, ma poi affida tutto a formule come “ove possibile” o “compatibilmente con le esigenze organizzative”? In questo articolo analizziamo la vaghezza nella comunicazione organizzativa:  quando è utile e quando diventa un modo per non impegnarsi davvero. Perché trasformare le parole in criteri chiari è già terreno di azione sindacale.

Oggetto:

Linguaggio

Data di riferimento:

5 Maggio 2026

Episodio:

2

Notizia:

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Dal “dire niente” al “dire lasciando aperto”

Tempo fa abbiamo iniziato a riflettere su un fenomeno tanto diffuso quanto sfuggente: il linguaggio che “dice senza dire”.

Nel contributo “L’arte di dire niente: manuale per riconoscerla e respingerla” avevamo provato a riconoscere e smontare quelle formule comunicative che svuotano i contenuti e rendono difficile distinguere tra impegni reali e semplici dichiarazioni di principio.

Quel lavoro offre oggi un punto di partenza utile per fare un passo ulteriore. Se allora ci siamo concentrati sull’arte di dire niente, oggi guardiamo più da vicino alla struttura di questo linguaggio, approfondendo l’uso della vaghezza quale strumento ricorrente della comunicazione organizzativa.

Chiunque abbia lavorato a lungo all’interno di un’istituzione complessa come la Banca d’Italia conosce bene una sensazione ricorrente: quella di aver letto una circolare, una nota interna o una comunicazione ufficiale e di uscirne con la vaga impressione di aver capito tutto, salvo poi rendersi conto di non aver capito nulla di realmente concreto. Non si tratta necessariamente di distrazione o di scarsa preparazione del lettore. Molto spesso è il risultato di una precisa impostazione comunicativa, che non elimina il significato delle parole ma ne lascia aperti i confini, rinviando ad altre valutazioni, ad altri livelli decisionali o a condizioni future non meglio definite.

Negli ultimi anni, anche nel nostro contesto lavorativo, è cresciuta l’attenzione verso temi importanti: inclusione, benessere, genitorialità, valorizzazione delle persone. Le policy interne dedicate a questi ambiti rappresentano, almeno nelle intenzioni, un segnale positivo. Riconoscono problemi reali e provano a dare loro una cornice, ma emerge il problema del modo in cui queste politiche vengono scritte e comunicate. Perché una policy può usare parole corrette, condivisibili, persino rassicuranti, ma allo stesso tempo può lasciare irrisolta la traduzione dei principi in criteri concreti, verificabili e applicabili.

 

Che cos’è la vaghezza nella comunicazione organizzativa

La vaghezza non è solo una questione di stile e non riguarda semplicemente frasi un po’ imprecise o testi scritti male.

In linguistica, la vaghezza è la proprietà di un enunciato che non consente di determinarne con precisione il contenuto. Nella comunicazione istituzionale e organizzativa, però, assume un significato più specifico, perché spesso non deriva da un errore involontario ma da una scelta deliberata. La vaghezza serve a lasciare margini di interpretazione, a evitare vincoli troppo rigidi e a mantenere aperti spazi decisionali.

Espressioni come “ove possibile”, “compatibilmente con le esigenze organizzative”, “saranno valutate le condizioni”, “qualora se ne ravvisi la necessità” o “tenuto conto del contesto” non sono formule neutre. Spostano il peso della decisione da un diritto definito a una valutazione successiva, spesso rimessa a soggetti o criteri che restano impliciti.

Questa impostazione può assumere forme diverse. Talvolta i soggetti responsabili scompaiono dietro formule impersonali e non si capisce chi debba decidere o assumersi la responsabilità di una scelta. In altri casi i tempi restano indefiniti e tutto viene collocato “a breve”, “nel prossimo futuro” o “in tempi ragionevoli”, senza che vi sia una reale possibilità di verifica. In altri ancora sono le regole stesse a rimanere talmente elastiche da consentire applicazioni molto diverse tra loro, oppure i criteri di valutazione risultano così opachi da rendere difficile comprendere sulla base di quali parametri si assegnino opportunità, incarichi o riconoscimenti.

Il problema non è la presenza di queste formule in sé. Il problema nasce quando le formule diventano l’ossatura del testo e non sono accompagnate da criteri chiari, tempi certi e responsabilità individuabili. In quel momento la vaghezza smette di essere uno strumento di flessibilità e produce uno squilibrio informativo, perché l’organizzazione conserva ampi margini di discrezionalità mentre chi lavora dispone di meno elementi per comprendere ciò che può realmente aspettarsi.

 

La vaghezza non è sempre un male

La vaghezza, in sé, non è sempre un problema e sarebbe riduttivo considerarla automaticamente un difetto della comunicazione organizzativa.
Sarebbe infatti ingenuo negare che, in determinati contesti, una certa dose di vaghezza abbia una propria razionalità. Le istituzioni complesse operano dentro equilibri regolatori, organizzativi e talvolta anche politici che cambiano rapidamente. Una formulazione troppo rigida può vincolare decisioni future, esporre l’organizzazione a conflitti evitabili o generare aspettative che poi non si riesce a soddisfare.
In diversi casi la vaghezza consente di evitare irrigidimenti eccessivi, di tenere conto della varietà delle situazioni concrete e di lasciare spazio a soluzioni ragionevoli in contesti in cui non tutto può essere previsto o regolato in modo meccanico. Da questo punto di vista funziona anche come una forma di protezione istituzionale, perché permette di comunicare orientamenti e obiettivi senza assumere impegni troppo dettagliati in anticipo.
Tuttavia, questa stessa flessibilità diventa critica quando non è accompagnata da regole chiare. Una formulazione ampia, se non esplicita chi prende le decisioni, secondo quali criteri, con quali tempi e con quali garanzie, rischia di trasformarsi in una fonte di incertezza più che di equilibrio.
Il nodo non è quindi eliminare ogni margine di adattamento, ma fare in modo che esso sia riconoscibile, tracciabile e sottratto a logiche arbitrarie.

 

Il vocabolario della vaghezza

(clicca sulle parole per leggere la classe e la descrizione)

Il vocabolario della vaghezza

Siepi temporali
Siepi di misura
Siepi di condizione
Agenti invisibili
Vaghezza qualificatoria
Tautologie istituzionali
Intensificatori vuoti
Clicca su una parola per scoprire come funziona

I colori distinguono diverse famiglie di formule vaghe — siepi temporali, siepi di misura, agenti invisibili, tautologie istituzionali e altre ancora.
Nei prossimi articoli le esploreremo una per una, con esempi tratti da documenti reali.

Quando la vaghezza diventa una strategia

Da un punto di vista teorico, la vaghezza può avere diverse origini.

Talvolta è il riflesso di una conoscenza incompleta, quando non si dispone ancora di tutti gli elementi necessari e si preferisce mantenere aperte più opzioni. In altri casi, invece, è il risultato di una scelta deliberata, con cui si decide di non entrare nei dettagli.

Nei contesti istituzionali e organizzativi questa seconda dinamica è spesso quella più significativa, perché non si tratta semplicemente di un’imprecisione o di un limite della comunicazione, ma di un vero e proprio modo di gestire le decisioni.

Un linguaggio volutamente ampio permette di assorbire l’incertezza e di adattare le scelte nel tempo, riduce il livello di responsabilità evitando impegni troppo vincolanti e preserva spazi di discrezionalità che consentono di intervenire caso per caso. Consente, in altre parole, di annunciare senza promettere davvero, di spiegare senza definire fino in fondo e di mantenere aperta la possibilità di interpretazioni successive.

È una soluzione che può risultare funzionale dal punto di vista dell’organizzazione, ma che diventa molto meno favorevole per chi ha bisogno di capire con chiarezza quali diritti gli spettano, quali strumenti può effettivamente utilizzare e quali risposte può ragionevolmente aspettarsi.

Il risultato è un impegno che sembra una garanzia, ma resta debole: non dice chi decide, con quali criteri, entro quali tempi e con quale possibilità di verifica.

Siepe su siepe

“Ove possibile, un intervento qualora ce ne fosse bisogno”

“Ove possibile”
subordina l’intervento a condizioni non definite.

“Qualora ce ne fosse bisogno”
lascia aperta la valutazione sull’esistenza stessa del bisogno.

Il risultato è un impegno che sembra una garanzia, ma resta debole: non dice chi decide, con quali criteri, entro quali tempi e con quale possibilità di verifica.

Quando le clausole di flessibilità si moltiplicano nella stessa frase, l’effetto non è additivo: è moltiplicativo. Ogni condizione aggiuntiva riduce ulteriormente lo spazio di ciò che è esigibile. Il risultato finale può essere una frase grammaticalmente corretta e semanticamente quasi vuota.

Il costo della vaghezza per chi lavora

Per chi lavora la vaghezza non resta confinata a una questione di stile o di linguaggio, ma incide concretamente sull’esperienza quotidiana. Può generare incertezza, rendere più difficile comprendere cosa sia davvero previsto e aprire la strada ad applicazioni diverse da caso a caso, alimentando quella distanza tra ciò che viene dichiarato e ciò che poi accade nella pratica.

Quando una policy si limita a evocare possibilità senza chiarire condizioni, tempi e modalità, il suo contenuto rimane sospeso, come una promessa che non trova piena traduzione nella realtà. E quando la comunicazione lascia sistematicamente aperti i margini decisionali, il rapporto tra organizzazione e lavoratori rischia di diventare sbilanciato, perché chi decide dispone di maggiore libertà interpretativa mentre chi deve fare affidamento su quelle regole resta in una posizione di incertezza.

Questa ambiguità pesa ancora di più quando riguarda ambiti sensibili come la genitorialità, la cura, la salute, l’inclusione o l’equilibrio tra vita e lavoro, perché in questi casi l’incertezza non colpisce tutti allo stesso modo. Chi si trova in una situazione più fragile, o ha bisogno di chiedere un adattamento, un sostegno o una tutela, rischia di trovarsi nuovamente esposto alla discrezionalità di chi deve decidere. E quando ciò che dovrebbe essere garantito dipende in larga misura dalla disponibilità altrui, perde la sua natura di diritto e assume i contorni di una concessione.

Le domande da porre

Da una prospettiva sindacale, la vaghezza apre uno spazio preciso di analisi e intervento.

Le domande da porre sono almeno tre:

La prima riguarda il confine tra flessibilità legittima e assenza di impegno reale. Occorre chiedersi quando una formulazione aperta sia davvero necessaria per gestire situazioni complesse e quando invece serva soprattutto a evitare responsabilità troppo definite.

La seconda riguarda le informazioni minime che devono sempre essere garantite affinché una policy sia realmente comprensibile e utilizzabile. Tempi, criteri, soggetti responsabili, modalità di richiesta e possibilità di verifica non sono dettagli secondari, ma condizioni essenziali perché un diritto possa essere conosciuto ed esercitato.

La terza riguarda il passaggio dalle dichiarazioni di principio ai diritti effettivamente esigibili. Una policy davvero efficace non può limitarsi a rassicurare o a dichiarare attenzione verso un problema. Deve chiarire come avviene la valutazione, chi la compie, entro quali termini e sulla base di quali criteri.

Non si tratta di rendere ogni formulazione rigida, ma di riportare il linguaggio a un equilibrio più chiaro e consapevole. Accanto alle necessarie clausole di flessibilità devono esserci elementi di certezza: criteri espliciti, tempi definiti, responsabilità individuabili, modalità di richiesta chiare, risposte motivate e possibilità di verifica.

Si tratta di passare da una comunicazione che protegge soltanto l’organizzazione a una comunicazione che tutela anche chi vi lavora.

Le parole sono già terreno di negoziazione

Chiedere che una formulazione generica si trasformi in un criterio verificabile, che un “ove possibile” prenda la forma di un percorso con tempi certi, responsabilità chiare e una risposta motivata, significa portare il linguaggio fuori dall’ambiguità e dentro una dimensione di reale esigibilità. Non è una questione formale, ma un passaggio che coincide già con la negoziazione.

Le parole non sono mai neutre. Nelle organizzazioni contribuiscono a definire aspettative, diritti e possibilità. Possono aprire spazi, ma possono anche lasciarli indefiniti. Possono tutelare chi lavora, oppure proteggere soprattutto chi decide. Rendere più chiaro il linguaggio delle policy significa rendere più chiaro il patto tra istituzione e persone.

Una comunicazione organizzativa credibile non può limitarsi a rassicurare, ma deve offrire strumenti concreti di comprensione, mettendo ciascuno nelle condizioni di sapere che cosa è previsto, che cosa si può chiedere, a chi rivolgersi e secondo quali criteri si ottengono le risposte.

Il resto rischia di restare nell’ampio, elegante e rassicurante territorio delle buone intenzioni. Proprio per questo diventa un terreno molto difficile da percorrere davvero.

E adesso: si gioca

Il lavoro comincia qui.

La nuvola di parole che accompagna questo articolo è una piccola mappa per orientarsi nella vaghezza della comunicazione organizzativa. Ogni formula riconosciuta in un documento letto di recente — “ove possibile”, “compatibilmente con”, “sarà valutato”, “qualora necessario” — può diventare un punto di partenza.

Mandateci i vostri esempi: li useremo nelle prossime puntate, in forma anonima, per costruire insieme un piccolo laboratorio di lettura critica.

La serie proseguirà alternando approfondimenti e momenti più interattivi. Giocheremo con le parole per imparare a riconoscere le formule vaghe, smontarle, ricostruirle e capirne la funzione: che cosa lasciano aperto, quali responsabilità spostano, quali margini proteggono, quali effetti producono per chi legge e per chi deve applicarle.

L’obiettivo è leggere con più attenzione i testi organizzativi, usando gli occhiali giusti. Perché certe formule, una volta riconosciuto il meccanismo, non si leggono più nello stesso modo.

Il prossimo articolo è già pronto. Il testo su cui ci eserciteremo è reale, tratto dal nostro contesto lavorativo e probabilmente lo avete già letto.

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